Tietosuojaseloste 

 

Tässä tietosuojaselosteessa informoimme yksinomaan Koivuniemi Group Oy:n Johku-kaupan asiakasrekisteristä ja sen tietojen käsittelyn periaatteista. 

Voimme ajoittain muuttaa tietojasuojakäytäntöjämme sekä tätä tietosuojaselostetta. Suosittelemmekin tutustumaan tietosuojakäytäntöihimme säännöllisesti. 

1. Rekisterinpitäjä 

Koivuniemi Group Oy 
Harjuntie 28, 29790 Tuorila 
Puh: 040-5338057  
info@koivuniemenherra.fi 
Y-tunnus: 3158868-7 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö 

Koivuniemi Group Oy 
Harjuntie 28, 29790 Tuorila 
Puh: 040-5338057  
info@koivuniemenherra.fi 
Y-tunnus: 3158868-7 

3. Rekisterin nimi 

Koivuniemi Group Oy:n verkkokaupan asiakasrekisteri 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimus, joka syntyy asiakkaan tilatessa tuotteita ja/tai palveluja Yritys Oy:n verkkokaupasta. Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa Yritys Oy:n verkkokaupan avulla verkossa tapahtuva kaupankäynti, kuten esimerkiksi tilaustietojen, laskutustietojen, maksuvahvistustietojen tai käsittelytietojen välittäminen Koivuniemi Group Oy:n  ja asiakkaan välillä. Tämän lisäksi rekisteriä kerätään asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistamiseksi, asiakassuhteen ylläpitämiseksi sekä sähköiseen markkinointiviestintään silloin kun asiakas on antanut tähän suostumuksensa. 

Yritys Oy ei millään tavoin tallenna asiakasrekisteriinsä muiden kauppiaiden tuotteisiin tehtyjä tilauksia tai niihin liittyviä tietoja. 

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon. Tietoja voidaan käyttää profilointiin. 

5. Rekisterin tietosisältö 

  • Etu- ja sukunimi 

  • Osoite 

  • Postitoimipaikka 

  • Maa 

  • Puhelinnumero 

  • Sähköpostiosoite 

  • Henkilötunnus (yksityinen laskutusasiakas) 

  • Tilauksen lähdesivu 

Yrityksistä rekisteröidään lisäksi: 

  • Yrityksen nimi 

  • Y-tunnus 

  • Verkkolaskuosoite 

  • Välittäjätunnus 

  • Viite 

  • Merkki 

Lisäksi prosessin lisätietoja kentällä tarjotaan asiakkaalle mahdollisuus antaa vapaamuotoisesti myös muita aiheelliseksi katsomiaan tietoja. 

Tietojen säilytysaika 

Tietoja säilytetään niin kauan kun käyttäjällä ja Koivuniemi Group Oy:llä on voimassa oleva keskinäinen sopimus ja/tai suostumus. 

Tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen voimassa olevan lainsäädännön asettamien velvollisuuksien, kuten esim. kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tiedot kerätään Johku-verkkopalvelun sähköisillä lomakkeilla. Asiakkaat syöttävät tiedot henkilökohtaisesti tilatessaan Koivuniemi Group Oy:n Johku-verkkokaupasta. Lisäksi yrityksen edustaja voi täydentää tai lisä tietoja asiakkaan puolesta, esimerkiksi tehdessään asiakkaan tilausta verkkokaupan järjestelmään. 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Tietoja ei erikseen luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Tietoja voidaan teknisesti käsitellä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. 

Sähköisesti talletetut tiedot 

Rekisteri sijaitsee Johku-palvelussa ja tietojen käsittelijänä toimii Aptual Commerce Oy. Täydellisiin rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja Aptual Commerce Oy:n tekninen ylläpitohenkilöstö. 

Laajemmin Johku-palvelun tietosuojaperiaatteista: johku.fi/fi/tietosuoja 

Manuaalinen aineisto 

Lähtökohtaisesti vältämme rekisterissä olevien tietojen tulostamista manuaaliseksi aineistoksi. Mikäli joissain tilanteissa rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja ainoastaan rekisterinpitäjällä on aineiston käyttöoikeus. 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja korjata mahdollinen virheellinen tai puutteellinen tieto. Tämän oikeuden automatisoi Koivuniemi Group Oy:n käyttämä Johku-järjestelmä seuraavalla tavalla: 

Johku kommunikoi käyttäjälle Oma Johku -palvelulla tämän henkilötietoja käsitelystä kauppiaan vahvistusviestien yhteydessä. Viestit sisältävät linkin Oma Johku -palveluun. 

Oma Johkussa käyttäjä voi tarkastaa itsestään tallennetut tiedot ja tehdä tarvittaessa niihin oikaisuja. Palvelussa on myös toiminnallisuus, jonka avulla käyttäjä saa ladattua tiedot jäsennellyssä formaatissa tietojen siirtämiseksi järjestelmästä toiseen. Oma Johku -palveluun pääsee milloin vain osoitteessa johku.com/customer. 

Oma Johku tarjoaa myös mahdollisuuden päättää Oma Johku -sopimus ja poistaa tiedot Oma Johkusta. Mikäli käyttäjä lopettaa Oma Johkun käytön ja päättää sopimuksensa Johkun kanssa, kaikki omien tietojen hallintaan liittyvät automaattiset toiminnallisuudet lakkaavat. Sopimuksen päättymisen jälkeen käyttäjän tulee hallinnoida omia tietojaan (tarkistus, oikaisu, oikeus tulla unohdetuksi, rajoittaminen, oikeus siirtää järjestelmästä toiseen) kirjallisesti suoraan Koivuniemi Group Oy:n kanssa. Koivuniemi Group Oy voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Koivuniemi Group Oy vastaa kirjalliseen pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). 

Oma Johku -palvelun käyttö on maksutonta. 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. 

Huomioida kuitenkin kannattaa, että Koivuniemi Group Oy:n asiakasrekisteriin tallennetut tiedot syntyvät aina asiakkaan ostaessa tuotteita ja/tai palveluja. Tällöin Koivuniemi Group Oy:ta sitoo myös kirjanpito- ja verolainsäädännön asettamat velvoitteet aineiston säilyttämisestä. 

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). 

13. Evästeet 

Tämä sivusto käyttää evästeitä (cookies). Sivusto lähettää selaimelle pienen tiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä (väliaikaisia) istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeen tarkoituksena on parantaa käyttökokemusta sivustolla. Jos olet rekisteröitynyt käyttäjä, eväste hallinnoi myös sisäänkirjautumista ja pääsyä sivuille, jotka on tarkoitettu vain rekisteröityneille käyttäjille. Evästeiden avulla voidaan seurata ja tarkastella käyttäjän mielenkiinnon kohteita ja vaikuttaa tätä kautta palvelun käytettävyyteen. Internet-selaimet pääsääntöisesti hyväksyvät evästeet automaattisesti. Tarvittaessa evästeiden käytön voi poistaa selaimen asetuksista, jolloin osa toiminnallisuuksista poistuu. 

Mainontaevästeitä voidaan käyttää auttamaan mainoskokemuksen optimointiin palvelun käyttäjälle. Jotkut kolmannen osapuolen toimittajat, myös Google, saattavat myös käyttää evästeitä tai verkkojäljitteitä (1 pikselin kuvatiedosto) parantaakseen mainoskokemusta. 

Evästeiden ja verkkojäljitteiden avulla kerätyt tiedot eivät sisällä käyttäjän henkilötietoja. Verkossa suoritettuja toimintoja ei voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön. 

Laadittu: 28.01.2021